Digitale Kollaboration – mit Tools die Zusammenarbeit meistern!

Digitale Kollaboration ist dank Tools wie WhatsApp, Skype, Doodle, Dropbox und Co. nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken. Sie erleichtern unsere Kommunikation mit Freunden und Familienmitgliedern, wir organisieren unsere Freizeit mit ihnen oder tauschen Fotos untereinander aus. Warum sollten wir diese Mittel nicht auch im Berufsalltag nutzen, um unsere Zusammenarbeit unkompliziert und flexibel zu gestalten und effektiv miteinander zu kommunizieren?

Insbesondere in Zeiten von Corona und der neuen Homeoffice-Erfahrung vieler Arbeitnehmer und Arbeitgeber können wir mithilfe digitaler Tools die Zusammenarbeit von zu Hause aus bewältigen. Wir bei ICON haben bereits vor der Corona-Krise digitale Kommunikationstools genutzt, um Aufgaben zu verteilen und als Team schnell optimale Ergebnisse zu erzielen. Im gemeinsamen Homeoffice ist digitale Kollaboration aber auch für uns neu und wir lernen die Tools dabei noch einmal ganz neu schätzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen digitale Kollaborationstools bieten, welche Erfahrungen wir damit gemacht haben und warum Sie auch nach der Corona-Krise nicht auf digitale Kollaboration verzichten sollten.

Digitale Kollaboration: Welche Tools Sie brauchen und was Sie bei der Nutzung beachten sollten

Digitale Kollaborationstools lassen sich in drei Gruppen unterteilen: Kommunikationstools, Teamorganisationstools und Tools zum Teilen von Dateien. Mithilfe von Kommunikationstools können Sie Abstimmungen innerhalb einer Arbeitsgruppe oder verschiedener Teams sowie mit Kunden und Geschäftspartnern organisieren und durchführen. Teamorganisationstools helfen Ihnen, Aufgaben auch kleinschrittig zu verteilen und Projektphasen zu überschauen. Hingegen können Sie mit Tools zum Teilen von Dateien Dokumente austauschen und gemeinsam an Inhalten arbeiten – gleichzeitig oder nacheinander.

Die Nutzung von jeweils einem Tool pro Gruppe hilft Ihnen also bei der Planung, Organisation, Kommunikation sowie beim Austausch von Informationen und Dateien. Im Folgenden stelle ich Ihnen ausgewählte Tools sowie unsere Erfahrungen damit vor. Lesen Sie in den jeweiligen Tipps, wie wir die einzelnen Tools in unseren Arbeitsalltag integrieren und unsere Arbeit damit effizient gestalten.

Kommunikationstools

Verschaffen Sie sich im folgenden Ausschnitt aus unserem WBT zur digitalen Kollaboration zunächst einen Überblick über die Vorteile von Kommunikationstools:

Welche Tools nutzen wir bei ICON? Um unmittelbar miteinander in Kontakt zu treten, egal ob eins zu eins oder mit mehreren Personen, ist Slack unser Tool der Wahl. Durch die Bildung von Channels sind alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand und werden über Fortschritte und neue Entwicklungen jederzeit informiert. Problemstellungen oder Ideen können gemeinsam diskutiert werden, jeder kann sich einbringen. So kommen wir – fast wie im Büro – unmittelbar und informell miteinander ins Gespräch.

Tipps für die Nutzung von Slack:

• Stellen Sie Ihre Chats auf stumm oder loggen Sie sich vorübergehend aus, wenn Sie in eine Aufgabe vertieft sind, die eine hohe Konzentration erfordert, und Sie sich nicht mit Kollegen abstimmen müssen! So werden Sie nicht von eingehenden Nachrichten abgelenkt. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie sich den Chatverlauf dann gebündelt durchlesen.
• Formulieren Sie Nachrichten für Ihr Gegenüber immer verständlich und vollständig! Merken Sie, dass dies schriftlich schwierig ist oder Ihre Nachricht missverstanden werden könnte, entscheiden Sie sich besser für einen Anruf – wenn gewünscht mit Video.

Videoanrufe können Sie auch mit Microsoft Teams realisieren. Dieses Tool bietet sich insbesondere für Gruppen-Videoanrufe an. Missverständnisse werden reduziert, da man auf die Mimik und Gestik des Gesprächspartners nicht verzichten muss.

Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams:

• Definieren Sie das Ziel des Gruppenanrufs vorab! So steigern Sie die Produktivität und beenden das Meeting nicht ohne Ergebnis.
• Teilen Sie bei Bedarf Ihren Bildschirm! Sie vermeiden Missverständnisse, wenn Ihre Gesprächspartner sehen, wovon Sie gerade sprechen.

Teamorganisationstools

Die folgende Grafik zeigt Ihnen, welche Vorteile die Nutzung von Teamorganisationstools bietet:

Für die Organisation unserer Aufgaben nutzen wir bei ICON das Teamorganisationstool Jira. Es hilft uns, Projekte, Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie Projektbudget und Zeiten zu planen und im Blick zu behalten. In Jira wird allen Projekten und Aufgaben eine Person zugeordnet. So ist immer transparent, wer woran arbeitet und wer für welches Projekt verantwortlich ist. Aufgaben können auf diese Weise nicht vergessen oder mehrfach vergeben werden.

Tipps für das Arbeiten mit Jira:

• Nutzen Sie die Möglichkeit, alle Aufgaben eines Projekts auf einem Kanban-Board abzubilden und zu organisieren! Wir bei ICON haben dieses Board auf unseren Workflow zugeschnitten. So können alle Teammitglieder den jeweiligen Bearbeitungsstand sowie Projektphasen jederzeit einsehen.
• Aktualisieren Sie Bearbeitungsstände und Zeiten regelmäßig! So behalten Sie den Überblick und können spontan auf mögliche Veränderungen reagieren.

Tools zum Teilen von Dateien

Welchen Nutzen Tools zum Teilen von Dateien haben, erfahren Sie im folgenden Videoausschnitt aus unserem WBT zur digitalen Kollaboration:

Wir bei ICON haben sehr gute Erfahrungen mit dem Kollaborationstool Confluence gemacht. Im Vordergrund dieses Tools steht die gemeinsame Erstellung von Artikeln, in die Dateien und Links eingebunden werden können. Confluence ist eng mit Jira verknüpft, sodass beispielsweise der Aufgabenstatus aus Jira in Confluence-Artikel integriert und angezeigt werden kann. Dieses sorgt für einen optimalen Gesamtüberblick von Projekten und Arbeitsprozessen. Da Artikel durch mehrere Personen gleichzeitig bearbeitet werden können, können wir Projektinhalte aus verschiedenen Disziplinen wie Design, Text und Entwicklung effizient zusammentragen. Auf diese Weise gehen keine Informationen verloren und ein gemeinsames Projektergebnis ist schnell erzielt.

Tipps für das Arbeiten mit Confluence:

• Einigen Sie sich auf eine sinnvolle Struktur, damit die Zusammenarbeit in Confluence nicht unübersichtlich wird! Definieren Sie Hauptbereiche, denen Sie zugehörige Artikel unterordnen – ähnlich wie bei einer Ordnerstruktur auf dem Server. Dies wird Ihnen helfen, einzelne Seiten wiederzufinden, ohne lange suchen zu müssen.
• Benennen Sie die Artikel eindeutig! Das erleichtert Ihnen die spätere Auffindbarkeit.

Wie geht es weiter mit digitaler Kollaboration?

Digitale Kollaboration ist bereits vor der Corona-Krise bei vielen Unternehmen und Organisationen angekommen. Das merken wir im Austausch mit unseren Kunden. Während der Corona-Krise können die Herausforderungen, die das Homeoffice mit sich bringt, mithilfe digitaler Tools gemeistert werden, denn durch sie lässt sich die Arbeit von zu Hause aus gut strukturieren und organisieren. Die Herausforderungen an eine sich stetig wandelnde Zusammenarbeit werden jedoch auch nach der Krise bestehen bleiben. Abgesehen von effektiver Kommunikation und Aufgabenverteilung müssen und möchten Unternehmen den an sie gestellten Anforderungen wie beispielsweise Chancengleichheit gerecht werden. Der offene Austausch und die flexible Arbeitsgestaltung, die hierfür nötig sind, können durch die Nutzung digitaler Kollaborationstools gefördert werden und machen ihren Einsatz daher auf Dauer sinnvoll.

Nutzen Sie digitale Kommunikationstools im Homeoffice? Welche sind Ihnen dabei eine besondere Hilfe? Wir freuen uns auf Ihre Nachrichten zu diesem Thema. Wir unterstützen Sie auch gerne bei Schulungsmaßnahmen zur digitalen Kollaboration – beispielsweise bei Mitarbeiterschulungen zur Benutzung der Tools oder bei Awareness-Kampagnen.